Metodo Eisenhower: migliora la gestione del tempo

Il Metodo Eisenhower ti aiuterà a comprendere realmente quali sono le attività prioritarie, come ordinarle e come separarle da ciò che è superfluo, imparerai ad organizzare le tue giornate in base a ciò che è urgente e importante.

Come si presenta la matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower non è fondata su date e orari ma su 4 gruppi chiamati quadranti temporali disposti a griglia nei quali si ordinano le varie attività da svolgere.

La definizione dei quadranti temporali è la seguente:

• 1 ° quadrante: attività importanti e urgenti;
• 2 ° quadrante: attività importanti, ma non urgenti;
• 3 ° quadrante: attività urgenti, ma non importanti;
• 4 ° quadrante: attività non importanti e non urgenti.

Ovviamente le priorità cambiano da persona a persona e devi applicare il metodo Eisenhower in base a quelli che sono i tuoi obiettivi nella vita. Io la utilizzo per il mio lavoro ma è anche applicabile ad una perfetta gestione della famiglia, soprattutto se sei tu che devi occuparti di tutto.

Mi capita di consigliare l’utilizzo di questo metodo, ma a volte le persone sono entrate in difficoltà perché confondevano ciò che è urgente con ciò che è importante.

A tal proposito per aiutarti ad applicare al meglio la matrice di gestione del tempo è necessario comprendere la differenza tra urgente e importante.

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.” D.D.Eisenhower

Le attività urgenti richiedono un’azione immediata, hanno un limite di tempo stretto e ravvicinato e possono essere causa di stress proprio perchè richiedono la tua immediata attenzione. Alcuni esempi possono essere: documento scaduto oggi da rinnovare, sito web bloccato e inutilizzabile da sistemare subito e così via.

Le attività importanti possono essere pianificate, non hai l’urgenza, sono rivolti ad obiettivi futuri di lavoro o di vita. Ad esempio: finire di leggere un libro, organizzare un viaggio, ecc…

Per capire cosa è urgente per te e cosa è importante, devi fare un elenco dei tuoi impegni quotidiani e dei tuoi obiettivi, tutti, senza tralasciare nulla. In questo modo avrai davanti ai tuoi occhi tutto ciò che ti servirà per completare la tua prima matrice di Eisenhower.

Inserire le attività nei quadranti di Eisenhower

Adesso che hai ben chiaro cosa è importante e cosa urgente ed hai la tua bella lista di impegni e di obiettivi puoi completare i quadranti della matrice seguendo questi suggerimenti:

• 1°quadrante: ” fare” attività importanti e urgenti. 

Devi riportare tutte quelle attività che hanno un tempo limitato, ciò che devi fare subito o nell’arco di pochissimo tempo. Domani devi consegnare un report? Alle 13,00 devi prendere tuo figlio da scuola? C’è qualcosa che hai sempre rimandato, ma la scadenza si avvicina? Il tuo capo ti chiama per una riunione nel pomeriggio?

• 2°quadrante: “definire/pianificare” attività importanti, ma non urgenti. 

Qui scriverai le attività che ti porteranno beneficio tra qualche tempo, impegni che non dovrai adempiere subito perché hanno un lasso di tempo più ampio e che puoi tranquillamente pianificare. Devi organizzare il matrimonio? Vuoi iscriverti in palestra? Vuoi approfondire un argomento? Vuoi avviare un progetto?

Attenzione: ricorda che questo quadrante raccoglierà attività importanti e se ogni volta continuerai a rimandarle diventeranno importanti e urgenti (quadrante 1) tra qualche tempo.

• 3°quadrante: “delegare” attività urgenti, ma non importanti. 

Prendi consapevolezza che devi farti aiutare, quindi delega ad altri. Il tempo è prezioso e devi renderlo il più produttivo possibile, è inutile che tu lo perda dietro ad attività che puoi commissionare.

• 4°quadrante: “cancellare” attività non urgenti e non importanti. 

Passare troppo tempo sui social, rispondere a continui messaggi su WhatsApp, chiacchierare a lungo con un collega o fare pause frequenti durante le ore di lavoro, fare la spesa tutti i giorni e non una volta a settimana … tutto questo quali benefici porterà al tuo lavoro, alla tua vita e alla tua produttività? Nessun beneficio!

Il metodo Eisenhower man mano che lo applicherai di aiuterà ad avere maggiore consapevolezza di come utilizzare il tuo tempo portandoti ad avere più attenzione verso “cosa” invece di “quando”.

Non posso dirti io quali sono le tue attività prioritarie, ma puoi scoprirlo da solo rispondendo alle domande:

• Cosa devo fare subito? (scrivi nel quadrante 1)
• Cosa devo pianificare? ( scrivi nel quadrante 2)
• Cosa posso delegare? (scrivi nel quadrante 3)
• Cosa mi fa perdere tempo e devo eliminare? (scrivi nel quadrante 4)

A differenza di altre tecniche di gestione del tempo, il metodo Eisenhower non è propriamente una tecnica, perché non devi imparare abilità ingegnose, ma semplicemente cambiare il tuo modo di pensare.

Dopo che lo avrai usato per qualche tempo ti accorgerai che sarai diventato bravo non solo nel programmare e nel pianificare, ma anche nel gestire imprevisti e scadenze inevitabili.

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Metodo Eisenhower: vantaggi e svantaggi

Come in ogni cosa anche il metodo Eisenhower ha i suoi vantaggi e svantaggi. Infatti per poterlo applicare al meglio e affinché sia funzionale per migliorare le tue giornate, devi dapprima capire se è il metodo di gestione del tempo adatto a te.

Iniziamo con il valutare i vantaggi della matrice di Eisenhower:

• consapevolezza di ciò che è veramente urgente e di ciò che in realtà non lo è;
• considerazione e pianificazione delle attività a lungo termine;
• identificazione di ciò che ti fa perdere tempo.

Gli svantaggi di questo metodo di gestione del tempo sono:

• non tiene conto della complessità o delle risorse di cui hai bisogno per svolgere i tuoi compiti;
• la compilazione dei quadranti può mettere ansia inizialmente proprio perché per ogni attività manca la componente del tempo;
• può risultare difficile seguirlo tutti i giorni se non hai compreso il vero obiettivo del metodo.

Qualsiasi metodo di gestione del tempo non è adatto a tutti, ognuno di noi deve trovare ciò che meglio si configura con il proprio lavoro o stile di vita.

La mia esperienza con il metodo Eisenhower

Inizialmente avevo sulla scrivania la matrice di Eisenhower disegnata su un foglio che aggiornavo puntualmente e che cambiavo settimanalmente. Con il passare del tempo mi accorgevo che la pianificazione delle giornate mi veniva in modo automatico e con tanta facilità.

Oggi riporto i miei impegni in agenda precedendo i nomi delle attività da svolgere con #1 (urgente e importante) oppure con #2 (importante,ma non urgente).

Personalmente lavoro molto sui primi due quadranti, perché il quadrante 4 oramai non lo annoto più, ho già eliminato le perdite di tempo, il 3° è quello della delega che aggiorno ogni 15 giorni.

Il trucco per non essere sempre in affanno e sommersi dagli impegni è cercare di tenere il quadrante 1 (importante e urgente) il più snello possibile e per farlo dovrai svolgere, quando hai tempo, le attività del quadrante 2che sono solo importanti in modo da non farle diventare anche urgenti.

È anche vero che oggi giorno riuscire a gestire il tempo non è mai facile, ma è necessario imparare a gestire le priorità per utilizzare il tempo in modo intelligente e produttivo.

Piccoli consigli

Se pensi che questo metodo sia giusto per te provaci subito per una settimana.

1. Fai un elenco di tutte le attività che dovrai fare da lunedì a sabato;
2. distribuisci le varie attività all’interno dei 4 quadranti di Eisenhower;
3. limitati a scrivere non più di 5/6 attività per quadrante;
4. monitora il tempo per ogni attività che svolgi e annotalo, ti servirà a capire i progressi e a riprogettare la settimana successiva;
5. prendi nota di ciò che riesci a portare a termine, di ciò che rimandi e di ciò che non sei riuscito a terminare e scriviti anche il perché.

Alla fine della tua settimana di prova con la matrice di Eisenhower a farti compagnia, prendi e analizza tutti i dati che hai raccolto e chiedi a te stesso:

• Ho ottimizzato il mio tempo?
• Sono stato più produttivo del solito?
• Ho capito cosa era veramente urgente e cosa importante?
• Quali sono state le cause che mi hanno indotto a procrastinare o a non concludere le attività che mi ero prefissato?

Le risposte che ti darai ti aiuteranno non solo a comprendere se il metodo Eisenhower è quello giusto per te, ma anche a individuare i punti deboli della tua organizzazione del tempo: tutto ti sembrerà più chiaro.

Se invece ti renderai conto che questo metodo non va bene per te perché i tuoi impegni sono più complessi con attività non semplici da gestire prova a cercarne un altro e se ti va, fammelo sapere nei commenti.

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